Text: Alexandra Heymowska och Jon Röhne Foto: Simon Lindh Illustration: Kjell Eriksson

RULLTRAPPOR, GNISTRANDE PARFYMDISKAR, kläder i långa banor, husgeråd, skivor, böcker och så livsmedel i botten. Åhléns City i september 2004, ett klassiskt varuhus som vi känner igen dem från i stort sett varje modern storstad sedan decennier tillbaka. För en genomsnittsbesökare kunde det vid första anblicken lika gärna ha varit 1984 eller 1964, om vi bortser från säsongsväxlingen i sortimentet och snittet på kassa apparaterna. Men vänta lite, bakom den skenbara konformiteten, rulltrappornas monotona surrande, de förföriska parfymångorna och hissmusikens evighetsslingor möter vi en bransch i förvandling. Och om vi ser oss omkring en gång till så märker vi snabbt att det blåser nya vindar på Åhléns. De senaste åren har varuhuset arbetat aktivt med att pro. lera sig mot en ny yngre, mer trendmedveten publik, man satsar hårt på mode, skönhet, inredning - och minsann - ett eget city-spa för stressade storstadsbor.

I kulisserna spelar IT-systemen en avgörande roll för att möjliggöra förvandlingen.

CONNY NORDBERG ÄR CIO, eller IT-chef, och han har arbetat för Åhlénskoncernen i drygt 40 år sedan han började som ung programmerare. Han har sett hur IT påverkat hans bransch, på minst sagt nära håll. - Jag brukar säga att jag började med två tomma hålkort, säger Conny Nordberg när vi möts på hans kontorsrum på Åhléns huvudkontor på Södermalm i Stockholm.

Sedan dess har det hänt en hel del. Hålkorten har svällt ut till gigantiska IT-system som knyter ihop hela verksamheten, såväl internt som externt med aktörerna i omvärlden. Och sedan Conny blev IT-chef, för andra gången, 1993 har hans mål varit att Åhléns ska bli bäst i detaljhandeln på att dra nytta av IT. En viktig del i pusslet handlar om att styra upp hur systemen kommunicerar med varandra.

Detaljhandelns mantra de senaste femton, tjugo åren har som bekant varit att korta ledtiderna, minska lagren och öka marginalerna. Det gäller att knyta ihop hela den sinnrika kedjan från order och leverans till försäljning, så att så lite tid som möjligt går förlorad på vägen - och att matcha beställningarna mot den faktiska försäljningen på varuhusen, så nära det någonsin går.
- Vi måste ha exakt koll på saldona i varje butik och varuhus, ner på lägsta nivå. Alla prisförändringar, information om vilka varor som ska . nnas inne samt om order och varuingång måste uppdateras i realtid. Allt som inte går iväg i tid kostar pengar och påverkar i sin tur hela kedjan, slår han fast.

FÖR EN VERKSAMHET med så pass brett sortiment och så stort antal leverantörer som ett varuhus - ett normalvaruhus har 30 000 artiklar i sortimentet och Åhléns City har hela 300 000 - blir det naturligtvis många trådar att hålla reda på i det gigantiska systempusslet, såväl internt som externt.

- Vi, det vill säga Åhlénsgruppen, består idag av 72 varuhus, 65 Kicksbutiker, 17 Hembutiker i Norge och fem i Sverige samt en distributionscentral. Alla dessa enheter utbyter information varje dag och vi måste ha full kontroll över flödena, säger Conny Nordberg.

Utöver det har Åhléns naturligtvis en rad interna system som alla ska samarbeta. Enligt Conny Nordberg är cirka 40 av dem centrala, och han räknar på rak arm upp personalsystem, ekonomisystem, system för varuhusbeställningar, leverantörsorder, kundklubbar, lageradministration, datawarehouse, intranät och webbtjänsten Åhléns.com.
- Även dessa utbyter information, det handlar om hundratals filöverföringar varje dag, fortsätter han och lägger till att även tullen i Sverige och Norge och speditörerna har kopplingar mot Åhléns. Och många leverantörer.
- Redan 1987 började vi köra EDI och Edifact för filöverföringar gentemot de större leverantörerna. Idag använder vi även mejl och vanlig ftp med dem som inte har EDI. Vi insåg att vi måste kunna hantera även dem som inte kunde ställa upp på våra standardönskemål.