Feltänk. ”Det är vanligt att projekt prioriteras av skäl som personlig makt, tekniska intressen eller karriärmål för exempelvis projektledaren, säger Lars-Gunnar Ericsson, vd på Grandezza.

STRATEGI Projekt initieras och drivs ofta av helt fel skäl. Affärsnyttan är alltför sällan motivet till nya projekt.

Text: Magnus Höij

Trots att affärsnyttan borde stå i centrum när nya projekt dras igång är det alltför sällan fallet. Det hävdar Lars-Gunnar Ericsson, vd på Grandezza, som arbetar mycket med olika affärsystemsprojekt och att värdera affärsnyttan i projekt.
– Tyvärr saknar många företagsledningar kontroll över de projekt som bedrivs inom företaget, säger han.

Inte nog med det. Många företag har dessutom väldigt dålig ordning på vilka projekt som över huvud taget bedrivs.
– Framför allt vet man sällan vilka projekt som verkligen kan bidra till de strategiska mål som företaget har ställt upp. Och ledningen har sällan gjort en bedömning av om resultatet från projektet är rimligt baserat på den insats som görs i projektet, säger han.

En portfölj ger struktur
I stället är det ofta helt andra drivkrafter som håller projekten igång.
– Det är vanligt att projekt prioriteras av skäl som personlig makt, tekniska intressen eller karriärmål för exempelvis projektledaren.

Det är inte svårt att se att sådana drivkrafter leder projekten fel.
– Många företag väljer att arbeta med projektportföljer för att få ordning på sina projekt och även styra dem i rätt riktning, säger Olav Björk, som också arbetar på Grandezza.

Vägen ut ur dåligt skötta projekt bygger mycket på att ledningen tar kommandot och uppifrån ser till att styra vilka projekt som ska prioriteras och värderas upp.

Fem steg till rätt projekt Den rätta vägen från en strategi till ett projekt består enligt Lars-Gunnar Ericsson på Grandezza av fem steg: Strategi – innehåller företagets långsiktiga mål. Verksamhetsplan – bryter ner strategin i en inriktning på lite kortare sikt, kanske några år framåt. Investeringsprocess – här bedömer man vilka satsningar företaget ska prioritera och hur mycket medel företaget ska avsätta. Projektportfölj – innehåller de projekt som företaget bestämt sig för att driva för att nå sina mål. Projekt – här görs själva jobbet som sedan utvärderas mot de övergripande målen.

Enligt Lars-Gunnar Ericsson måste projekten prioriteras utifrån sitt värde som är kopplat till företagets strategi.
– Vi rekommenderar att företagen skapar en modell för att överföra sin strategi till olika konkreta projekt. Dessa måste sedan kontinuerligt följas upp för att kontrollera att de går mot rätt mål och håller tempot.

Vision i praktiken
Ett problem är att det ofta är väldigt svårt att se kopplingen mellan företagets stora visioner och de konkreta projekt som drivs exempelvis på it-avdelningen. Till exempel kan visionen ”Bidra till en god miljö” vara svår att omedelbart omsätta i ett nytt affärssystemsprojekt.
– Därför måste de stora visionerna efter hand brytas ner så att de går att omsätta i mindre delar som verksamheten kan ta till sig.

Ett separat problem är att många företag är dåliga på att återföra erfarenhet från avslutade projekt.
– Organisationen lär sig bara av sina projekt om någon ser till att kunskapen från varje enskilt projekt förs tillbaka till ledningen, där det också ska gå att bedöma i vilken mån projektet bidragit till företagets strategi, säger Lars-Gunnar Ericsson.